Nhật ký làm việc

  Vậy là đã hơn 1 tuần bước chân vào công ty với một ngành nghề mới, một công việc mới, một vị trí mới. Nhiều thứ mới quá nên có lẽ thao tác làm việc của mình hơi chậm thì phải. Chỉ với nhiệm vụ Giám Đốc giao cho: tìm kiếm địa điểm cho một buổi trao thưởng  nhưng với mình nó thật gian nan. Nhưng thật may mắn, Sếp thương tình cho mình Deadline những một tuần. Nào giờ thì bắt tay vào việc !

   Ngày thứ nhất

   Những tưởng bạn bè mình ai cũng biết ít nhiều thông tin về mấy cái địa điểm tổ chức sự kiện này, mình lóc cóc gõ lên Wall Facebook của bản thân: Có ai biết Địa điểm nào có thể tổ chức một buổi lễ trao thưởng không ? Một giờ, hai giờ, ba giờ.  Ôi có những  15 like cho status của mình nhưng lại không có lấy 1 comment nào. Mình có chủ đích câu like  đâu nhỉ . Haizz…. Thôi vậy chuyển sang phương án 2: gọi cho chị 1080 nhưng chị ấy trả lơi lạnh lùng quá : “ cuộc gọi của quý khách không thực hiện được”. Phương án cuối cùng đành làm phiền bác Google vậy. Chỉ có bác ấy tốt bụng thôi. Sau khi gõ dòng chữ: địa điểm tổ chức sự kiện bác ấy cho mình một loạt danh sách các công ty tổ chức sự kiện bao gồm Địa chỉ mail, số điện thoại, rồi những hình ảnh về các hội trường tổ chức sự kiện lung linh nữa chứ. Mình chọn lọc và ghi lại những công ty theo mình nghĩ là tiềm năng nhất cho yêu cầu của Sếp.  Tối về lại cặm cụi ngồi gửi mail cho các địa chỉ mà mình đã tìm được với hi vọng có nhiều thông tin hơn.

   Ngày thứ 2

   Buổi sáng đến công ty, mò mẫm vào mail  nào ngờ lại may mắn thế. 4 địa chỉ đầu tiên đã reply lại cho mình. Vậy là có hy vọng rồi. Nhưng họ lại chỉ hẹn gặp và để lại contact liên lạc thôi. Đến chiều thì có thêm nhiều thư trả lời nữa. Vậy là trong đầu đã lên lịch cho ngày mai.

   Ngày thứ 3

   Hôm nay đươc nghỉ làm, mình tranh thủ tới các địa chỉ tìm được trên mạng. Ròng rã cả ngày trời dưới cái nắng hè Hà Nội mình đã thu được một số kết quả cũng như một số trải nghiệm của bản thân cho công việc mới này. Trải nghiệm đầu tiên có lẽ chính là kỹ năng giao tiếp. Mình nhận ra rằng dù không biết liệu rằng người ngồi đối diện với mình có trở thành khách hàng của mình hay không ? có hợp tác với mình trong thời gian tới hay không ? thì luôn phải giữ một thái độ niềm nở, hiếu khách. Trải nghiệm thứ hai đó chính là phải giữ bí mật về bảng báo giá của công ty khi chưa biết chính xác khách hàng cần gì từ công ty mình để tránh sự nhòm ngó của các đối thủ cạnh tranh.  Tất nhiên điều này không  phải đúng ở tất cả các công ty mình đã đến. Có những công ty sau khi biết được nguyện vọng muốn tìm một Địa điểm tổ chức lễ trao giải, họ đã hỏi mình cặn kẽ những tiêu chuẩn, yêu cầu của mình về sự kiện sắp tới như: số lượng khách mới là bao nhiêu, có bao nhiêu khách mời tiêu biểu, có bao nhiêu giải thưởng tương đương với số người lên nhận giải thưởng đó, độ tuổi khách mời nằm trong khoảng nào, thời gian diễn ra buổi trao giải kéo dài bao lâu, yêu cầu về âm thanh, ánh sáng, MC… như thế nào. Biết được các yêu cầu trên, mình nhận được một bảng báo giá và được dẫn đi thăm quan những nơi có thể diễn ra buổi lễ ( trừ những công ty thuê địa điểm ở ngoài).

   Ngày thứ 4

   Hôm nay mình đã đi đến thăm một số các địa điểm mà các công ty tổ chức sự kiện thuê ở ngoài như: Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Đại học Luật, Sở thông tin –truyên thông…Nhưng do đang trong kỳ thi đại học nên các trường không cho ra vào tự do, mình chỉ có thể xem qua những hình ảnh hội trường mà bên tổ chức sự kiện gửi cho, và đi xem các địa điểm khác.

   Ngày thứ 5

   Sắp đến hạn nộp báo cáo rồi phải tăng tốc thôi. Hôm nay mình sẽ tổng hợp lại tất cả những tài liệu thu thập suốt 4 ngày qua. Từ báo giá , dịch vụ kèm theo, hình ảnh địa điểm,… . Cuối cùng mình cũng chọn được 3 công ty tổ chức sự kiện có Địa điểm thuận lợi, dịch vụ tốt và giá cả hợp ý nhất. Bao gồm :

Công ty Quản lý bất động sản Thế Kỷ

                   

BẢNG GIÁ CHO THUÊ PHÒNG HỘI THẢO

LOẠI PHÒNG	KÍCH THƯỚC	GIÁ (VND CHƯA VAT)
Phòng họp nhỏ (5-10 người)	3,65m*3,65m= 13,3m2	600.000đ/ngày
Phòng họp VPA (12-15 người)	3,6m*1,6m=22m2	900.000
Phòng MEETING ROOM ( 70-80 người)	10m*8,2m= 82m2	2.700.000đ/ngày
Phòng MINI MEETING ROOM (70-80 người)	12m*6,6m= 70m2	1.800.00đ/ngày
Phòng BIG CONFERENCE (180-200 người)	18m*9m=152m2	4.400.000đ/ngày
Thuê hệ thống loa JBL (04 loa)	04 loa+02 Micro không dây	600.000đ/ngày
Phòng họp Manager (20-25 người)	5,8m*6,1m= 35,38m2	1.200.000đ/ngày
Phòng họp xen Đống Đa cũ (20-25 người)	4,8m*6,8m=32,6m2	1.200.000đ/ngày
Giá chưa bao gồm thuế GTGT
½ ngày : 65% giá thuê
Dịch vụ kèm theo
DỊCH VỤ	MÔ TẢ	GIÁ
Teabreak	Bánh ngọt, hoa quả theo mùa	Từ 30.000-35.000-40.000đ/người
Ăn trưa	Cơm văn phòng hoặc set menu	35.000-300.000đ/suất
Khung bacdrop	Kích thước 2,4*4,2	Miễn phí
In/ Photocopy	Theo yêu cầu	1000đ/trang
Các dịch vụ khác (in băng rôn, backdrop, giấy mời, standee)	Theo yêu cầu	Liên hệ trực tiếp để có bảng báo giá
Biển chỉ dẫn	Liên hệ để có kích thước	Miễn phí
Hoa để bàn đại biểu	Theo yêu cầu	150.000đ/đĩa hoa
Nước để bàn đại biểu	Theo yêu cầu	10.000đ/ chai
Máy chiếu		500.000đ/ngày-250.000/nửa ngày (miễn phí phòng Big Conference)

(Nguồn: Công ty Quản lý bất động sản Thế Kỷ)

Công ty CP Truyền thông, Dịch vụ & Thương mại Hà Nội

                 

BẢNG GIÁ CHO THUÊ PHÒNG HỘI THẢO

BÀO GIÁ PHÒNG HỘI THẢO
Phòng họp	Set up kiểu rạp hát	Set up kiểu lớp học	Set up kiểu chữ U	Thời gian	Đơn giá	Ghi chú
SỐ 1	Số lượng khách từ 250 đến 300 khách	Số lượng khách từ 100 dến 120 khách	Số lượng khách từ 100 đến 120 khách	Buổi (5tiếng)	5,000,000	Hội trường đã bao gồm: 01 bộ Máy chiếu+màn hình chiếu (150inch), một hệ thống âm thanh phát biểu (04 mic không dây), trông xe
SỐ 2	Số lượng khách từ 320 đến 400 khách	Số lượng khách từ 220 đến 300 khách	Số lượng khách từ 150 đến 200 khách	Buổi (5tiếng)	6,000,000	Hội trường đã bao gồm: 01 bộ máy chiếu + Màn chiếu (150inch), Một hệ thống âm thanh phát biểu (04 mic không dây), trông xe

(Nguồn: Công ty CP Truyền thông, Dịch vụ & Thương mại Hà Nội)

Công ty TNHH Thương Mại & Dịch vụ Châu Ngọc Ngà

BẢNG GIÁ CHO THUÊ PHÒNG HỘI THẢO

STT	HẠNG MỤC	ĐVT	SL	ĐƠN GIÁ	THÀNH TIỀN
1	Địa điểm: Hội trường, NVH trường ĐH			2,500,000	2,500,000
2	Hệ thống âm thanh (trong hội trường cho 300 người) -4 loa -2 bộ Micro không dây (4 tay Mic) - Một cục đày 2400w - 1 mixer 12 lines out port 500w/per -1 đầu đọc đĩa + cáp, Cổng kết nối máy tính - Cáp tín hiệu đồng bộ + ổ nguồn điện	Bộ	1	1,500,000	1,500,000
3	Hệ thống ánh sáng - 8 đèn par 1000w đủ màu -  2 đèn cầu xoay đủ màu - 8 cột đèn chữ T, cao 3m -1 bàn mixer điêu khiển ánh sáng - Cáp tín hiệu, cáp điện 3 pha	Bộ	1	2,500,000	2,500,000
4	Hệ thống trình chiếu: - Màn chiếu 3 chân 100” - Máy chiếu 2000 lumen ansi để 2 bên sân khấu	Bộ	2	1,300,000	1,300,000
5	Bàn để phần thưởng -. Bàn Xuân Hòa có phủ trắng quây đỏ	Chiếc	2	35,000	75.000
6	Bục phát biểu chất liệu Mica trong, mới	Chiếc	1	500,000	500,000
7	Khay phủ vải đỏ đựng quà trao giải	Chiếc	2	45,000	90,000
8	Backdrop (đã có maket)		m2	70,000
9	MC dẫn chương trình -          Ngoại hính khá -          Dẫn hay, thu hút	Người	1	1,500,000	1,500,000
10	PG đón khách, ngoại hính bắt mắt	Người	2	500,000	500,000
TỔNG CỘNG
VAT ( 10% )
TỔNG THANH TOÁN

   



  Ngày thứ 6

  Có ba địa điểm cụ thể rồi, ngồi chọn lọc, phân tích và so sánh các chỉ tiêu tương đồng của mỗi công ty tổ chức sự kiện để ngày mai có thể trình bày với Giám Đốc một cách rõ ràng hơn

  Ngày thứ 7

  Mình đã hoàn thành công việc !