Ngày nay, một số các doanh nghiệp khá nhạy bén trong việc áp dụng các công cụ để quản lý nguồn nhân lực của mình. Một trong những công cụ đó chính là Từ điển năng lực. Nó là môt hệ thống các văn bản mô tả chi tiết các năng lực và cấp đội năng lực cần có của một tổ chức đảm bảo duy trì lợi thế cạnh tranh của mình trước các đối thủ. Vậy Từ điển năng lực và gì? Qua tìm hiểu tôi đã có cho mình một vài thông tin sau:
I. TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC LÀ GÌ ?
Từ điển năng lực là bộ công cụ dùng để:
• Theo dõi các năng lực hiện có của công ty,
• Biết các vị trí cụ thể cần năng lực, phẩm chất, kiến thức gì,
• Đánh giá và theo dõi năng lực của nhân viên,
• Đánh giá phỏng vấn và tuyển dụng,
• Đào tạo và phát triển nhân viên.
Để hiểu được, xây dựng và áp dựng bộ Từ điển năng lực cần phải định nghĩa được thuật ngữ Năng lực.
Năng lực là tổng hợp những thuộc tính cá nhân của con người, đáp ứng những yêu cầu của hoạt động và đảm bảo cho hoạt động đạt kết quả cao.
Năng lực nghề nghiệp được cấu thành bởi 3 yếu tố:
+ Tri thức chuyên môn (Knowledge): là những thông tin, phương pháp làm việc, quy định, quy trình, thủ tục… mà người lao động cần phải biết và hiểu để thực hiện công việc được giao. Ví dụ: kiến thức pháp luật về lao động, thủ tục bảo hiểm xã hội, quy trinh tuyển dụng, phương pháp khảo sát mức độ hài lòng nhân viên v..v.
+ Kỹ năng hành nghề (Skill): là những hành động, thao tác được thực hiện thuần thục, ổn định trên cơ sở tập luyện và vận dụng kiến thức, để thực hiện và hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ: đánh máy vi tính và trình bày văn bản, sử dụng phần mềm nhân sự/kế toán, viết kế hoạch và báo cáo, phỏng vấn tuyển dụng nhân viên v..v.
+ Thái độ đối với nghề(Attitude): là những phẩm chất và tố chất cá nhân mà công việc yêu cầu người thực hiện công việc cần có, thông qua quá trình rèn luyện và/hoặc thiên phú. Ví dụ: khả năng chịu áp lực công việc cao; khả năng đàm phán và xử lý xung đột; khả năng hùng biện trước đám đông; khả năng sáng tạo v..v.
Quay trở lại với khái niệm Từ Điển Năng lực: Tùy từng tổ chức sẽ có bộ Từ điển năng lực đặc trưng phù hợp với chiến lược kinh doanh và văn hóa của mỗi tổ chức. Kết cấu của Từ điển năng lực gồm 3 nhóm năng lực chính sau:
Nhóm năng lực chung: phản ánh văn hoá và năng lực cốt lõi của tổ chức, yêu cầu tất cả cá nhân trong tổ chức phải có và thể hiện được trong quá trình làm việc
Nhóm năng lực chuyên môn/ đặc thù: là những kiến thức, kỹ năng… thuộc lĩnh vực chuyên môn hoặc mang tính đặc thù cho vị trí công việc hoặc bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí công việc đó.
Nhóm năng lực quản lý: là các yêu cầu đối với các công việc có tính chất quản lý bao gồm hoạch địch, tổ chức, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người) và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản lý khác nhau
Trong bộ từ điển năng lực ta sẽ bắt gặp một số thuật ngữ cơ bản sau
Lương: là khoản tiền trả cho từng cá nhân ứng với ngạch, bậc và cấp năng lực của vị trí.
Ngạch: là quy định của tập đoàn để phân chia chức danh giữa các nhóm nhân viên trong tập đoàn
Bậc năng lực: là việc phân chia chức danh giữa các nhân viên đảm nhiệm cùng một vị trí công việc.
Năng lực vị trí: là những kiến thức, kỹ năng , thái độ phù hợp với vị trí công việc đó.
Vị trí công việc: là tên của một loại công việc có trong công ty
Cấp năng lưc: là sự phân loại, định nghĩa từng năng lực phù hợp với bậc năng lực.
Bậc thợ: là bậc năng lực. Các năng lực của bậc thợ thì bậc cao sẽ có năng lực hơn hoặc nhiều năng lực hơn bậc thấp.
Bậc chức danh: là việc phân chia chức danh giữa các nhân viên theo hướng quản lý. Ví dụ: nhân viên, trưởng nhóm, phó giám đốc. Các năng lực của bậc chức danh thì bậc cao không nhất thiết phải có năng lực hơn hoặc nhiều hơn bậc thấp nhưng các năng lực quản lý – bậc cao phải cao hơn bậc thấp.
II. MỤC ĐÍCH, VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TỪ ĐIỂN NĂNG
Tổ chức là một tập hợp những cá nhân làm việc với nhau nhằm đạt được mục đích, mục tiêu của tổ chức. Năng lực của tổ chức chính là năng lực của từng cá nhân tạo nên, được bồi dưỡng, phát triển thành năng lực cốt lõi đặc trưng của mỗi tổ chức.
Như vậy, nhiệm vụ của quản lý nhân sự chính là việc lựa chọn, phát triển, không ngừng tìm cách nâng cao và sử dụng hiệu quả năng lực làm việc của từng cá nhân. Quá trình trên bắt đầu từ việc xác định những năng lực cần thiết, lựa chọn các cá nhân có năng lực phù hợp, sử dụng và khai thác năng lực, thường xuyên đánh giá và đào tạo, bồi dưỡng năng lực đáp ứng với yêu cầu mới.
Việc xác định và xây dựng các cấp độ tiêu chuẩn năng lực cho mỗi vị trí công việc chuyên môn khác nhau là hết sức quan trọng. Nó sẽ là cơ sở để:
Hoạch định nhân sự: Trên cơ sở năng lực tiêu chuẩn, đánh giá cơ cấu chất lượng nhân sự hiện tại và xác định mục tiêu, kế hoạch phát triển – nâng cao năng lực cho đội ngũ thời gian kế tiếp.
Tuyển dụng: Xác định rõ tiêu chuẩn năng lực làm cơ sở đưa ra tiêu chí đăng tuyển/phỏng vấn/tuyển chọn đảm bảo chọn được những ứng viên có được những năng lực mà công việc yêu cầu.
Đào tạo & Phát triển: Thông qua đánh giá định kỳ và mục tiêu phát triển năng lực, xác định chính xác nhu cầu và đối tượng cần đào tạo để triển khai kế hoạch đào tạo, đảm bảo tính hiệu quả.
Đánh giá: Tiêu chuẩn năng lực là cơ sở, tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành công việc nhằm phản ánh khách quan, trung thực về năng lực làm việc của nhân viên.
Tiền lương: Gắn các miền/bậc tiền lương tương ứng với các cấp bậc năng lực. Định kỳ thông qua thử tay nghề và quá trình đánh giá thành tích mà xem xét người lao động đã phát huy được năng lực ổn định ở cấp độ nào để xem xét nâng bậc lương tương ứng.
III. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC:
Trong một loạt các công việc cần làm để xây dựng từ điển năng lực,để từ điển năng lực được hoàn thiện một cách trôi chảy việc xác định năng lực cốt lõi là một yếu tố quan trọng trong dòng chảy đó. Vậy năng lực cốt lõi là gì?
Năng lực cốt lõi có thể định nghĩa là khả năng làm tốt nhất một việc nào đó, khả năng kinh doanh có hiệu quả nhất trong một lĩnh vực hoặc theo một phương thức nào đó. Nói một cách nôm na, có thể diễn đạt năng lực cốt lõi như là sở trường, thế mạnh của doanh nghiệp. Nó bao gồm cả phần “mềm” lẫn phần “cứng” , nghĩa là cả những nguồn lực vật chất lẫn nguồn lực chất xám, ở đây không thể hiểu bằng só lượng hay bằng cấp của lực lượng nhân sự, mà phải hiểu là khả năng, kỹ năng của nhân sự đó.
Năng lực cốt lõi của một công ty có thể có 1, 2,3 hoặc cũng có thể có rất nhiều năng lực bao gồm: sự sáng tạo, kiên định, hài hòa hoặc kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thương lượng hoặc năng lực triển khai,…. Trong một công ty các nhân viên cần hội tụ đầy đủ năng lực cốt lõi đó.
Sau khi đã xác định được năng lực cốt lõi của công ty, ta có thể lần lượt triển khai các bước để xây dựng bộ Từ điển năng lực
Bước 1: Xác định rõ tiêu chuẩn năng lực chung và riêng mà công ty cần có, phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty.
Bước 2: Xác định các cấp độ (level) từ thấp nhất đến cao nhất và mô tả cho từng cấp độ đó cụ thể và rõ ràng.
Bước 3: Gắn cho mỗi chức danh công việc một tập hợp các năng lực cần có tương ứng với cấp độ phù hợp với yêu cầu công việc.
Bước 4: Đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên với tiêu chuẩn năng lực để xác định khoảng cách, đưa ra các biện pháp về đào tạo và tổ chức nhân sự.
Bước 5: Định kỳ đánh giá về kết quả thực hiện tiêu chuẩn năng lực của từng nhân viên, ở từng đơn vị/ bộ phận, Từ đó, xác định mục tiêu tiêu chuẩn năng lực trong giai đoạn kế tiếp phù hợp với định hướng phát triển năng lực cốt lõi của tổ chức.
Những khó khăn trong quá trình xây dựng từ điển năng lực
• Định hướng phát triển, chiến lược kinah doanh, giá trị cạnh tranh cốt lõi không rõ ràng.
• Mục đích, mục tiêu triển khai không cụ thể, bất khả thi
• Thiếu sự cam kết và quyết tâm của Lãnh đạo.
• Thiếu cán bộ có chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm về từ điển năng lực
• Thiếu sự thống nhất và đồng lòng của nhân viên do không tuyên truyền đúng.
• Đẽo cày giữa đường do bộ phận nhân sự đảm nhận nhưng quá tải công việc
• Đưa ra tiêu chuẩn năng lực quá cao hoặc quá thấp so với thực tiễn
• Sợ sa thải, mất việc, tâm lý hoang mang do hiểu sai mục đích của từ điển năng lực
Một số công ty đã triển khai Từ điển năng lực:
+ Công ty Cp Phát triển Nguồn Nhân lực HR24 (HR24 CORP)
+ Công ty cổ phần Ô tô Trường Hải
+ Công ty Cổ Phần Viễn Thông FPT
+ Cty TNHH SX TM & Dịch Vụ dây và cáp điện Kim Cương
+ Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay 22/7
+ Công ty cổ phần Goldenlandhoalac
+ Công ty cổ phần công nghiệp Vĩnh Tường
